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新型冠状病毒肺炎疫情:公司及其会计程序调整

作者: Sebastian Goschorski

我们正在经历的变革创造了一个全新的现实,要求许多公司调整其组织的管理模式,并向众多会计师提出新的挑战。

当前的经济状况类似于在波涛汹涌的大海上漂流的风帆冲浪者。如果敏捷地捕捉波浪,这将会帮我们达到自己的目标,否则的话就好比迎着海浪前进的航船;一不小心就会倾覆甚至下沉我们的航船。

公司不可避免的管理模式调整的成功在很大程度上取决于我们是否正确地进行透彻的分析,同时也与我们如何重新整理业务流程有关。大流行的后果导致许多前所未有的现象。该现象出乎人们的预料,因此,公司无法提前做好准备。所说的巨大变革的例子包括大规模转变员工的工作方式,即突然转向远程办公或以电子方式共享文档。显然,这次大流行使许多公司不得不要尽快调整业务流程的管理模式,并需要实施全新的绩效考核指标。如果这种情况一直持续下去,而且人们接受不了他们面对的“新现实”,那么组织可能很快就陷入艰难的处境。

持续的经济瘫痪会导致错误的判断以及匆忙做出的决定。在此情况下,保持冷静,并规划公司适应“新现实”的步骤至关重要。在采取任何措施之前,不仅应进行仔细的分析,尤其是财务方面的分析,而且也要特别注意组织沟通的方面,以保证尽可能清晰的交流。这种态度加上周到的准备使我们将能够乘风破浪,并在“新现实”中安全地生存下去。

当前的情况明显地表明企业不仅需要制定正确的应急计划,而且还必须一直对它进行重新的定义。缺乏想象力、快速反应的能力或适当的准备通常会造成恐慌,而这种强烈的情感对于任何组织甚至是之前运作良好的企业都是致命的。

具有能够从更广泛的角度上看,待业务的高层管理者的公司,无疑对危机行动有更好的准备。以中国企业为例,那些迅速重组的企业在经济解冻阶段中取得了较好的成就。在大流行初期建立快速反应小组的组织最好地适应新的条件。

这种危机管理小组将在其他困难情况或冠状病毒的下一阶段中都会发挥重要的作用。因此,关键在于选拔一支由高素质人才组成的团队,包括担任适当的职位、能够迅速获得必要的数据并拥有决策权的人员。该团队里拥有一名财务主管十分重要,最好是总会计师,因为他们对其公司的主要流程有广泛的了解。危机管理小组,除了进行正常的业务之外,还处理沟通、财务、人力资源、IT安全等领域。

我们应该事先制定针对下场危机的行动方案,以将来保证快速反应。组建的团队不仅有助于公司的正常经营,而且也在危机的情况下起着主要作用。以波兰会计师协会为例,该协会把整个行业整合起来,并提出延迟各种申报表限期的请求,包括纳税申报单、强制信息、准备及签名财务报表,并延迟实施税务标准审计文件(SAF-T)新的版本的日趋,即JPK_VAT7M和JPK_VAT7K。采取共同的行动对受危机影响最大的行业,包括旅游或健身行业,也至关重要。

那些迅速转向危机管理并创建了快速反应小组的公司现在所处的位置比竞争对手要好得多。

沟通

“新现实”明显地表明许多公司本来就在与外部环境以及组织内部的沟通方面上有很大的问题。最好适应新条件的公司都采取了以下措施:

- 照顾好自己的员工 (包括人员以及合作伙伴)及其当前生活状况。换言之,以电子邮件的形式或通过打电话保持联系并表达关心;

- 制定并实施支持整个行业的行动计划;

- 在社交媒体上保持沟通的连贯性和一致性;

- 通过有效的营销活动,公司找到了最合适的销售渠道。他们将销售从一个分销渠道转向另一个渠道,比如线上培训替代传统的课堂培训或者网上电子商务替代实体店;

- 准确地衡量向外界发布的信息,为了避免引起不必要的恐慌。然而,公司应以尽可能快的速度反应所发生的变化。

- 以准确可靠的信息资料为基础,而避免所谓的假新闻:某办公楼里若有人感染新型冠状病毒的信息,这就会引起相邻公司的许多人员都慌忙地提交请假条。

虽然充分的沟通通常是一个被忽视的问题,但其有效性对于每个组织的生存至关重要。正确而冷静的态度使公司即使遇到许多困难时也能成功地克服所有的危机。

财务

许多公司目前所处的财务状况十分不方便。波兰经济研究所(Polish Economic Institute)在2020年4月15至17日进行的调查研究表明,47%的波兰企业的财务资源保证一个季度的运行;11%的公司没有任何财务担保,而只有39%的企业在超过三个月的危机情况下能够继续进行其业务(https://pie.net.pl/trudna-sytuacja-finansowa-przedsiebiorstw-nie-wzmaga-planow-zwolnien-i-obnizek-plac/)。

除此之外,还有其他难点:每四家公司都与结算金融负债有困难;每三家公司在应收账款的执行方面上碰到障碍。根据波兰经济信息局(Economic Information Bureau)调查的结果,44%的公司由于未收应收账款,无法按时支付发票; 42%的企业则承认,面对冠状病毒大流行所产生的危机,他们对承包商的财务信誉失去了信心 (https://krd.pl/Centrum-prasowe/Raporty/2020/Wplyw-koronawirusa-na-plynnosc-finansowa-firm)。

上述调查研究的结果清楚显示,每家希望成功地渡过下次疫情危机的公司,必须积累保证经营期超过三个月的资金。理所当然的是,该资金包括现金以及其他容易获得的金融工具。请注意,银行融资可以提供帮助,但在此情况下关键的是我们必须在出现问题之前办好融资手续,以便在危机期间合理地保护公司的业务。

在准备下次疫情危机或其他意外困难的过程中适当地组织会计部至关重要。公司应每个月至少一次仔细地分析企业的财务情况,包括收入和成本方面。对现金流量的分析,特别是对应收账款的收取,也是十分重要的。

公司内部有效的操作系统提供许多有用的信息,包括“财务缺口”有多大,以及应该获得哪些财务资源以在下一轮经济停滞中生存下来。在这个困难时期,最重要的是制定应对“财务缺口”的行动计划。尽管如此,一些实体可能会被迫考虑出售公司或与竞争对手进行合作。同时,具有更大财务资源的大型实体能够有效地处理所潜在的问题,如在不久将来的大流行重新爆发的情况下。

请注意! 顺利地克服“新现实”第一阶段所带来的困难的公司采取了以下预防措施:

- 拥有足够的备用金,足以持续至少3-6个月;企业家应谨慎考虑在危机时期获取银行贷款的可能性;

- 进行仔细的分析并利用适当的援助资金。

连在会计师事务所中,公司经营情况分析和与经济停滞相关的准备过程也不总是在正确的级别上进行。在此情况下,很多事情不仅取决于客户表示的态度,而且也取决于他们是否系统地向这些事务所支付义务。 还值得注意的是,虽然为会计事务所准备用于协助企业家的申请文件的冗长过程非常费力,但考虑到与客户密切的关系,会计师经常执行这些任务而无需收取额外费用。这真是一件特别不容易的事,尤其是对于在这些事务所工作的妇女而言,因她们每天必须兼顾家庭和工作事务。

人力资源

全国新冠肺炎疫情要求许多公司调整其关键领域的管理模式,特别是人力资源领域。此问题在会计部门尤为明显,实际上“新现实”日益影响着其工作流程,于是会计师不得不重新整理自己的工作方式。这不仅意味着直到最近之前难以想象的远程办公,而且也产生全新的情况,即实施远程管理的需要。

在目前情况下,应注意两件事情:一件是通过视频会议保持高效的联系;另一件是员工工作效率和工作疲劳的问题。到目前为止,公司中与客户密切合作的部门,例如会计部门的会计师和审计师,不得不以远程模式执行大多数任务。这是由于需要引入新的办公室工作规则,如:保持所谓的“社交距离”、戴口罩、提供消毒液以及把办公桌彼此保持适当的距离。然而,有时候因为办公条件不足,所以上述改变就是无法实施的。

公司的生存在很大程度上取决于管理层的反应速度。像IT业一样,由于考虑不周全的行动而引起恐慌,可能会导致人员波动显着增加。最好地应对“新现实”和其不良后果的企业都迅速采取了以下步骤:

- 审查员工的职责范围,并在必要时分配新任务或重新培训员工技能,例如旅行社要求其员工准备2021年初的放假方案报价,包括受大流行影响较小的地区;

- 考虑到员工的家庭状况,并如可行的话,提供在家远程办公的可能性;

- 为在家离的人提供心理支持;

- 照顾员工的身心健康状况;

- 专注于保持尽可能清晰的交流。

人力资源作为任何公司的关键要素,尤其在服务性公司。在当前疫情情况下,如果企业家不采取适当的安全措施,则可能导致公司经营状况严重恶化。

信息技术 (IT)

全国新冠肺炎疫情对许多公司IT资源的快速发展生产了巨大的影响。因此,众多员工愿意把自己当前的工作方式转变为远程办公。根据Grafton Recruitment和CBRE的研究,高达64% 员工回到办公室后,希望今后会有更多的从家中执行任务的机会(每周至少一两天)(https://www.rp.pl/Komercyjne/304289938-Nie-wszyscy-chca-wracac-do-biur.html)。

快速地实施新的运营条件的企业家能够确保其公司的正常运行。在此方面上,仔细的分析和准确的结论至关重要 - 员工是否准备好进行远程工作? 公司流程安全吗? 当前情况下,重建公司内部的流程并进行必要的投资要容易得多。同时,企业家应专注于检查系统的网络安全性。

公司不仅很容易受到前所未有的黑客攻击,而且也有责任解决刚开始工作的人所犯过的错误。无论公司的规模大还是小,每一家都可能同样面临丢失关键数据的风险。因此,非常重要的是养成数字的习惯,以确保公司内部流程的安全。

作者本人的观点

Sebastian Goschorski, 波兰会计师协会,什切青地区分会的副总裁; RSM 波兰的业务开发合伙人,中国事务部主管。

目前,许多公司处境艰难 - 没有钱,也没有采取让它们进一步行动的充分准备。新型冠状病毒爆发和经济崩溃对于所有公司是巨大而艰巨的一个挑战。如果公司不尽快采取必要的预防措施,那么生存的机会不大。根据高盛银行(Goldman Sachs)提供的数据,在不到三个月的时间里,美国近60%的小型企业将完全没有钱(https://www.goldmansachs.com/smallbusinesssurvey/)。

不幸的是,波兰的当前情况也不是太好的。根据波兰经济研究所2020年4月的一项调查,只有39%的企业预算足以超过三个月。尽管国家政府提供的资金将使一些公司得以生存,但从长远来看,这可能有助于创建没有很大的发展机会,而只会通过申请更多资金来产生成本的“僵尸”公司。

迅速地适应新运营条件的企业不仅能够生存,而且也为潜在的新冠病毒疫情复发做好准备。为了有效地适应“新现实”,企业家应进行仔细的分析并重新考虑关键的业务领域。

适应新的运营条件绝不能保证成功,但能够使企业家进行切实评估他们所处的状况并决定公司的进一步运营。根据预测,全球GDP可能比去年下降10%,因此市场不会提供太多的发展机会。 只有那些对“新现实”做出最快,最准确反应的公司才能生存。 在这种情况下,企业家当然可以指望会计师的巨大帮助。 毕竟,该领域的专业团队不仅经常被用来改变,而且也很熟悉应对所造成的变化。

该文章本来是为波兰共和国报撰写的,并在此网站上发布的:https://www.rp.pl/Rachunkowosc/305129979-Koronawirus-zmiany-dotyczace-firm-i-ksiegowosci.html.。

如有需要讨论您公司的财务和会计部门关于大流行期间的新操作原则的解决方案,请通过LinkedIn或电子邮件与我联系:sebastian.goschorski@rsmpoland.pl

译者:Michalina Niedroszlańska, Justyna Niciejewska

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