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会计事务所的客户引导:要成功而顺利地与新客户进行合作,需要注意什么?

Anna KALISZ

RSM波兰的会计师

 

当您开始与新客户进行合作时,负责支持该客户的人员应该关注不少事情,包括双方建立良好的关系到实施帮助确定客户的具体需求的程序。另一方面,积极参与客户引导过程也有利于客户本身(不管他是否决定与您会计事务所开始合作还是打算更换会计外包服务的提供商)。原因在于只有成功的客户引导才能保证任务的高效完成。

了解客户业务的细节特征,以及在客户引导阶段上全面分析其预期和偏好,将有助于会计师收集可靠记账所需要的信息,并确保正确的税务结算,而从客户的角度来看他们觉得有机会与专业人员打交道。如果双方愿意在一起工作,一个好的开始无疑是至关重要的。因此,做好准备肯定是一个好主意。

会计事务所进行的客户引导保证共同目标的实现

当开始向新客户提供会计外包服务时,您应该意识到您的会计师和客户都有相同的目标,即在账簿中准确反映客户业务交易的实际状态,并按时提交正确的纳税申报表。如果您在合作开始时对客户的业务进行详细的分析,并在前期工作中提出许多有见地的问题,这意味着您的会计师关心客户、考虑到哪些条件对他有利,并希望找到而提出解决方案。另一方面,帮助履行合同义务,防止与税务机关发生任何纠纷。

客户引导的不同方面:刚开始合作时,客户应该对外包公司有什么期待?

分析阶段和客户引导方法在很大程度上取决于该客户是否刚进入波兰市场,或他已经在波兰存在了一段时间而现在决定改变其会计服务提供商。对于刚开始在波兰进行业务的客户首先应该向他们介绍基本的税务情况以及关于文件和信息的要求。而至于已经在波兰市场上运作的实体,除了向他们提供会计服务外,还可以根据客户的具体情况和需要对其账簿进行核实。

在客户引导过程中,会计事务所工作人员还应确定客户的具体需求,包括以下方面:

  • 出于管理目的的报告,
  • 与准备会计文件相关的支持,
  • 持续的行政支持,
  • 确保所有文件都符合正式要求,以及
  • 支付管理。

通过会计事务所员工的投入以及对客户需求的正确识别,会计师将会建立信任和信心,而这将肯定会带来好结果。

与会计服务客户建立成功的业务关系的另一个重要因素是良好的沟通。关键在于您不仅需要选择优先的联系方式:比如通过电子邮件、电话或亲自联系,还需要指定相应联系人,即负责保持联系的具体人员,并确定他们需要提供的内容和提交文件或信息的时间表。所提供答复的及时性和明确性以及关于联络人的信息对服务质量至关重要。另外要注意的一点就是沟通方式:与客户联系时使用过于正式或过于随意的风格都可能会让他们在与外包公司的接触中感到不舒服。因此,这些方面都应该在合作之初跟客户讨论好并达成一致。

会计外包客户的引导流程——初步分析程序

与新客户刚开始合作的时候,会计事务所的专业员工负责收集公司的注册文件并验证其完整性,以及客户签订的任何合同或为税务和注册目的提交的任何申请。除上述所提到的外,还应分析下列文件:

  • 会计政策,
  • 总分类帐及明细分类帐中的分录,
  • 税务期刊,试算表,
  • 固定资产登记册,
  • 应计项目表,
  • 库存记录和增值税登记,以及
  • 提交的财务报表。

一旦分析完所收到的文件,专家最好应该总结并澄清所有不清楚的事情。有时候,专家必须指定组合中所包括的产品和服务范围或类型,其中一个原因是税收法规中规定的要求。如果专家告知客户申报、提交纳税申报和结算的截止日期,以及确定提交当前文件的时间,双方的合作一定会从一开始就顺利而有效地进行。

与客户建立密切关系的下一步就是委托一名专业的会计师向税务局提交客户的纳税申报表和任何信息,就像其他机构要求的报告和声明一样,例如波兰统计局(GUS)或波兰国家银行(NBP)。

会计事务所的客户引导流程:您还要注意什么?

如果您的新客户之前与其他给予会计外包服务公司合作过的话,作为一名经验丰富的专家,值得向客户提供核实账目的协助并分析报告及纳税义务的正确性。对经济事件和公司账目进行详细的分析让会计师快速而充分了解新公司的情况。同时,这种程序也会向客户确保其以前时期的账目正确地保持下来。

当开始与新客户进行合作时,专家应该清楚地解释合作双方所承担的责任,并请求客户提供任何必要的授权,比如那些与准备付款有关的文件(以便检查实体是否在白名单上或验证其分割付款机制)。在这种情况下,从第一次付款开始就制定适当的程序会更有效,以免稍后分析是否所有交易都已正确支付。

总结

尽管对会计服务客户而言,业务概况的详细分析和客户引导流程本身可能既耗时又麻烦,但最终使合同双方受益。这两者不但使会计事务所的员工能够彻底熟悉客户的记录及其业务的具体性质,而且也正确规划提供有效服务所需的时间负荷。收到引导检查清单后,客户会更容易完成必须准备并交付的文件,并且知道如何在推进整个业务的同时提交所有必要的信息。通过这种方式,客户可以节省其日后可用于核心业务的时间。

归根结底,会计外包合同的双方都拥有共同的目标和利益:正确可靠的会计结算及纳税申报,以保证客户高枕无忧以及有效的资源管理。

 

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